- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la clientèle :
Relever le répondeur (Répondeur de nuit le matin et répondeur de jour tout au long de la journée).
- Gérer le planning des techniciens :
Planifier les demandes de dépannages
Planifier les mises en services des chaudières neuves avec le groupe TTEC,
Contrôler et optimiser le planning d’intervention en fonction du secteur géographique et des compétences des techniciens,
- Assurer les tâches de secrétariat courantes :
Gérer la boite d’e-mails et le courrier.
- Assister le chargé d’affaires :
Mettre en application les consignes et les directives données pour assurer le bon fonctionnement du service.
- Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers (Client, tiers…).
- Gérer les devis :
Rédiger et transmettre aux clients,
Enregistrer et suivre les accords de devis acceptés.
- Facturation client :
Suivi des règlements clients (encaissement, lettrage du compte, relances)
Répondre à un appel d’offre
Saisie sur Batigest la main d’œuvre de notre techniciens
Saisie sur notre logiciel des achats, factures, fournisseurs
- Assurer le suivi des litiges :
Renseigner les réclamations dans la fiche client,
Transmettre les informations à son hiérarchique.
Savoirs :
- Les techniques d’accueil et de secrétariat.
- Le fonctionnement de l’entreprise.
- Les procédures internes.
- La règlementation commerciale et économique.
- Les règles de la facturation.
Savoir-faire :
- Maîtriser les outils bureautiques (Batigest, Word, Excel, Scan, Outlook…).
- Appliquer et respecter les procédures.
- Organiser et optimiser un planning.
- Deviser et facturer en fonction des données et des conditions.
- Récolter, interpréter et transmettre des informations utiles.
- Rédiger et présenter des courriers/e-mails et des documents.
- Utiliser les techniques de communication.
Savoir-être :
- Etre ordonné, méthodique et précis dans les MAJ d’informations, de fichiers, pour le respect des procédures.
- Etre autonome, rigoureux et persévérant dans la réalisation des tâches pour respecter les délais et éviter les erreurs (s’auto-contrôler).
- Etre organisé en cas de forte activité.
- Etre un soutien et un substitut pour son responsable hiérarchique afin d’optimiser et assurer la continuité de l’activité.
- Etre résistant au stress.
- Avoir le sens des responsabilités et de l’entreprise (Partager et transmettre ses valeurs et véhiculer une image positive).
- Avoir l’esprit d’équipe.
- Avoir le sens des réalités et une bonne communication.
- Avoir une bonne élocution et expression écrite, des aptitudes relationnelles pour gérer les échanges internes ou externes.
Vos avantages à nous rejoindre :
- Vous travaillez au sein d’une entreprise à dimension humaine,
- Vous avez la possibilité d’évoluer au sein de nos structures,
- Vous bénéficiez de notre mutuelle et prévoyance d'entreprise,
- Vous avez des tickets restaurants,
- Vous bénéficiez de chèques cadeaux en fin d'année.
Convention collective : Bâtiment – 10 Salariés
Qui sommes nous ?
Acteur majeur de l'efficacité énergétique depuis plus de 30 ans, TTEC assure la maintenance des systèmes de chauffage, de climatisation et de production d'eau chaude chez les particuliers.
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